◆ Beispiel-Artefakte · E-Rechnungs-Automation Sprint · Fiktive Daten

E-Rechnungs-Automation Sprint:
Beispiel-Artefakte

Diese Seite zeigt, wie die Artefakte eines E-Rechnungs-Automation Sprints aussehen. Alle Daten, Unternehmensnamen und Prozessbeschreibungen sind fiktiv.

Fiktives Unternehmen: Muster Logistik GmbH Branche: Logistik / Transport Rechnungen/Monat: ca. 320 System: DATEV Unternehmen online

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◆ Artefakt 1

Ist-Prozess vs. Zielprozess

Gegenüberstellung des aktuellen Rechnungseingangs-Workflows mit dem strukturierten Zielprozess.

❌ Ist-Prozess (aktuell)

📧E-Rechnungen kommen per E-Mail, teilweise als PDF, teilweise als XML-Anhang
👤Sachbearbeiter öffnet E-Mail manuell, prüft Anhang und entscheidet Format
🖨PDF wird ausgedruckt oder als Screenshot gespeichert
📋Manuelle Prüfung gegen Bestellungen in Excel-Liste
✉️Freigabe per E-Mail an Vorgesetzten, Rückmeldung per E-Mail
⌨️Manuelle Eingabe in DATEV durch Buchhalter
🗂Ablage in Ordner auf Netzlaufwerk, keine einheitliche Benennung
⏱Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 18 Minuten pro Rechnung

✅ Zielprozess (nach Sprint)

📥E-Rechnungen werden automatisch aus E-Mail-Postfach abgerufen
🔍Automatische Validierung: Format, Pflichtfelder, Plausibilität
🔗Automatische Zuordnung zu Bestellung, Projekt oder Kostenstelle per Regelkatalog
👤Freigabe-Workflow: unter 500 € automatisch, darüber Benachrichtigung per Teams
⚠️Ausnahmen werden in Ausnahme-Queue geleitet, nicht blockiert
📤Automatischer Export nach DATEV mit korrekter Kontierung
📁Automatische Archivierung mit einheitlicher Benennung und Metadaten
⏱Durchschnittliche Bearbeitungszeit: 2 Minuten pro Rechnung (Ausnahmen)

◆ Artefakt 2

Regelkatalog (Auszug)

Vollständiger Katalog der Validierungs-, Zuordnungs- und Freigaberegeln.

Regeltyp	Bedingung	Aktion	Automatisierung	Ausnahme
Validierung	XRechnung-Format, alle Pflichtfelder vorhanden	Weiterleitung an Zuordnung	Vollautomatisch	Fehlende Pflichtfelder → Ausnahme-Queue
Validierung	Rechnungsnummer bereits vorhanden (Duplikat)	Ablehnung mit Benachrichtigung	Vollautomatisch	Manuelle Prüfung bei Stornorechnungen
Zuordnung	Bestellnummer in Rechnungsfeld vorhanden	Zuordnung zu Bestellung, Kostenstelle aus Bestellung	Vollautomatisch	Bestellung nicht gefunden → Ausnahme-Queue
Zuordnung	Keine Bestellnummer, Lieferant bekannt	Zuordnung zu Standard-Kostenstelle des Lieferanten	Halbautomatisch	Neuer Lieferant → manuelle Zuordnung + Stammdatenpflege
Freigabe	Rechnungsbetrag ≤ 500 € netto	Automatische Freigabe, direkt nach DATEV	Vollautomatisch	Neue Lieferanten immer manuell, auch unter 500 €
Freigabe	Rechnungsbetrag 500–5.000 € netto	Benachrichtigung Teamleiter via Teams, 48h-Frist	Halbautomatisch	Keine Rückmeldung in 48h → Eskalation an GF
Freigabe	Rechnungsbetrag > 5.000 € netto	Benachrichtigung GF, manuelle Freigabe erforderlich	Manuell	—
Export	Rechnung freigegeben, Kostenstelle zugeordnet	Automatischer Export nach DATEV mit Kontierung	Vollautomatisch	DATEV-Verbindungsfehler → Retry + Benachrichtigung

◆ Artefakt 3

Ausnahmeliste

Strukturierte Liste der häufigsten Ausnahmen mit definierten Behandlungsregeln.

HÄUFIGKEIT: ca. 8% aller Rechnungen

Fehlende oder falsche Bestellnummer

Lieferant hat keine Bestellnummer angegeben oder eine veraltete Nummer verwendet.

→ Ausnahme-Queue, Benachrichtigung Einkauf, 24h-Frist zur Klärung

HÄUFIGKEIT: ca. 4% aller Rechnungen

Betrag weicht von Bestellung ab

Rechnungsbetrag weicht um mehr als 5% oder 50 € von der Bestellung ab.

→ Ausnahme-Queue, Benachrichtigung Einkauf + Teamleiter, Klärung erforderlich

HÄUFIGKEIT: ca. 3% aller Rechnungen

Neuer Lieferant ohne Stammdaten

Rechnung von Lieferant, der noch nicht im System gepflegt ist.

→ Ausnahme-Queue, Stammdatenpflege durch Einkauf, dann erneute Verarbeitung

HÄUFIGKEIT: ca. 2% aller Rechnungen

Ungültiges oder fehlerhaftes Format

XRechnung-Datei enthält Fehler, fehlende Pflichtfelder oder ungültige Werte.

→ Automatische Ablehnung mit Benachrichtigung an Lieferant, Bitte um Korrektur

HÄUFIGKEIT: ca. 1% aller Rechnungen

Duplikat-Rechnung

Rechnungsnummer wurde bereits verarbeitet oder ist im System vorhanden.

→ Automatische Ablehnung, Benachrichtigung Buchhaltung, manuelle Prüfung

HÄUFIGKEIT: ca. 1% aller Rechnungen

Freigabe-Timeout

Freigabe wurde nicht innerhalb der definierten Frist erteilt.

→ Automatische Eskalation an nächste Ebene, Benachrichtigung mit Kontext

◆ Artefakt 4

Business Case

Abschätzung von Zeitersparnis und ROI auf Basis der Rechnungsvolumina der Muster Logistik GmbH (fiktiv).

320

Rechnungen/Monat

16 Min.

Zeitersparnis pro Rechnung

85 h

Monatliche Zeitersparnis

~2 FTE

Freigesetzte Kapazität/Jahr

Annahmen und Hinweise

Basis: 320 Rechnungen/Monat, 18 Min. Ist-Bearbeitungszeit, 2 Min. Ziel-Bearbeitungszeit (Ausnahmen), 80% Automatisierungsquote (Schätzung).

Diese Zahlen sind Schätzungen auf Basis der Ist-Prozessaufnahme. Tatsächliche Werte hängen von Automatisierungsquote, Ausnahmenanteil und Systemintegration ab. Keine Garantie für spezifische Einsparungen.

E-Rechnungs-Automation Sprint:Beispiel-Artefakte