Post und PDFs bündeln
Physische Geschäftspost kann über den vereinbarten Scan- und Postdienst digital bereitgestellt werden. Festgelegte digitale Eingänge werden eingebunden.
AI-First Backoffice · Rhein-Erft-Kreis & NRW
Geschäftspost wird
zum klaren Vorgang.
Die Digitale Poststelle bringt Papierpost, PDFs und vereinbarte digitale Eingänge in einen verlässlichen Arbeitsfluss: digital verfügbar machen, administrativ vorbereiten, zuständig übergeben und strukturiert nachhalten.
Posteingang im Audit einordnen1 Eingang für vereinbarte DokumenteKlare Regeln für ZuständigkeitenMenschliche Prüfung für Ausnahmen
Was sich verändert
Der Eingang bleibt nicht
anonym.
Viele Teams verfügen längst über digitale Ablagen. Die Reibung entsteht davor: Dokumente kommen über verschiedene Kanäle, erreichen nicht die zuständige Stelle oder verschwinden zwischen Rückfragen und Wiedervorlagen.
Das AI-First Backoffice schafft dafür einen kontrollierten operativen Rahmen. Die KI unterstützt bei der administrativen Erstbearbeitung; fachliche Entscheidungen, Freigaben und rechtliche Bewertungen bleiben bei Ihrem Unternehmen und den zuständigen Fachstellen.
01Eingänge werden nach vereinbarten Dokumentklassen digital verfügbar gemacht.
02Dokumenttypen und vereinbarte Informationen werden für die Bearbeitung vorbereitet.
03Administrative Einordnung und Routing folgen schriftlich abgestimmten Regeln.
04Übergaben, Rückfragen und offene Vorgänge bleiben nachvollziehbar.
Der kontrollierte Ablauf
Von der Eingangspost
zum belastbaren Arbeitsfluss.
Ein klarer Start mit einer begrenzten Auswahl von Dokumentklassen, Beteiligten und Ausnahmen verhindert einen unnötig großen Umbau.
Einordnung unterstützen
Die KI kann Dokumenttypen erkennen, vereinbarte Informationen extrahieren und die strukturierte Ablage oder Übergabe vorbereiten.
Status sichtbar halten
Nach Ihren Regeln erfolgt die Übergabe an E-Mail, Buchhaltung, DATEV, ERP oder Teams. Ausnahmefälle bleiben für Menschen sichtbar.
Häufige Fragen
Was vor dem Start
klar sein sollte.
Ist das nur ein Scanservice?
Nein. Der Scan kann Teil des Ablaufs sein. Im Mittelpunkt stehen der kontrollierte Eingang, die administrative Vorbereitung, die Übergabe und ein klarer Status.
Ist die Datenverarbeitung DSGVO-konform?
Das hängt von den eingesetzten Systemen, Datenkategorien, dem vereinbarten Ablauf und den abgeschlossenen Verträgen ab. Vor dem Start klären wir Rollen, Zugriffsrechte, Auftragsverarbeitung, Aufbewahrung und Übertragungswege.
Was passiert, wenn die KI ein Dokument nicht eindeutig versteht?
Dann entscheidet ein Mensch. Die KI ersetzt keine fachliche Prüfung. Unklare oder besondere Vorgänge werden sichtbar gemacht und nach Ihrer Regel an die zuständige Person übergeben.
Was passiert mit Papieroriginalen?
Je Dokumentklasse wird eine Regel vereinbart: Rückgabe, befristete Aufbewahrung, Weiterleitung oder datenschutzgerechte Vernichtung nach dokumentierter Freigabe.
Posteingang prüfen
Wo verliert Ihr
Posteingang heute
Zeit?
In einem kostenlosen 15-Minuten-Audit klären wir, ob und welcher erste Schritt für Ihren Post- und Dokumenteneingang sinnvoll ist.
- Erste Einordnung Ihrer Eingangskanäle
- Klärung von Zuständigkeiten und Ausnahmefällen
- Vorschlag für einen begrenzten Pilotumfang